活动管理得宜，既能提升客户满意度，亦建立品牌良好形象。相反，活动安排稍有不妥，瞬间会广受批评，品牌形象受损。因此活动管理不容许丝毫松懈，需要各方面完美计划。
活动策划者首要做好时间管理。活动前免不了繁琐的待办事项，例如场地勘察、设备测试等。受预算不足、场地爆满等因素所限，活动往往无法尽早排演，因此时间分配成为活动管理其中关键。活动前各工作单位必须开会协调，例如供应商安装视听设备、摊位所需时间，以预留足够时间调整活动，令活动万无一失。
活动需要整个团队分工、相互支援，安排合适人才到不同岗位，当中策划力、创意力、执行力，缺一不可。即使是现场临时员工，亦需要事先培训。
另外，抓紧可提升客人体验的现场细节，包括清晰交通安排、现场明确指示、安排足够接待员等，有效提升客户体验。
就如早前笔克为中国及德国合资汽车品牌腾势500策划于西藏公路的试驾路线，惊喜路段向参加者带来截然不同的体验。特别场地尤其需要细节配合，例如参加者有机会产生高原反应，以及引发其他健康问题。团队预先确认每位来宾的健康状况，并随行备有医疗用品及便携式氧气，令参加者倍感安心。
倘若公司资源不足，可交由专业活动管理公司代理。他们于场地及后勤经验丰富，通常拥有在物资、餐饮和娱乐配备方面的相熟供应商，具备更好议价能力。虽然公司需要付一笔代理费，但却能换来更妥当活动安排。
制定详细活动计划固然重要，但现场情况瞬息万变，务必准备应急方案，不要墨守成规，才算得上是天衣无缝的活动管理。
